Se você vê o gerenciamento ruim de documentos como apenas um inconveniente administrativo, pense novamente. Se não forem controlados, os documentos mal administrados podem corroer rapidamente a eficiência e a segurança da sua empresa, prejudicando seus resultados.
Se você estiver mantendo o status quo, confiando nos fluxos de trabalho de documentos tradicionais (por exemplo, papel), estará expondo sua organização a riscos regulatórios e perdas de dados a longo prazo. Pesquisas recentes sugerem que as empresas precisam adotar uma abordagem de visão de futuro para gerenciamento de documentos e manuseio de dados, ou continuarão lutando com os problemas de qualidade dos dados.
Aqui está o que as principais estatísticas dizem:
A queda de desempenho da empresa devido a problemas de qualidade de dados, de acordo com 91% dos profissionais de dados
As grandes expectativas Relatório de qualidade do estado de dados foi baseado em entrevistas com 500 profissionais de dados nos EUA, com informações adicionais de uma pesquisa da comunidade GX Slack. Aqui está o que o relatório revelou:
- 91% dos profissionais de dados concordaram que os problemas de qualidade dos dados afetaram negativamente o desempenho e as operações de suas organizações. No entanto, apenas 23% disseram que sua empresa priorizou a qualidade dos dados. Essa desconexão é o que machuca silenciosamente a maioria dos negócios. À medida que as empresas continuam a confiar em dados imprecisos, isso resulta em más decisões de negócios, perda de confiança nos sistemas de relatórios internos e problemas para atender aos requisitos legais ou regulatórios.
- Metade dos entrevistados mencionou que suas empresas estavam apenas planejando estabelecer processos de qualidade de dados, enquanto alguns não tinham planos. Quando as empresas não têm padrões e processos claros para verificar a qualidade dos dados, os erros podem voar sob o radar, afetando os objetivos de negócios. Aqui está o impacto que a má qualidade dos dados pode ter:
- Dinheiro, tempo e recursos são desperdiçados à medida que as equipes passam horas analisando dados subpartos.
- Dados não confiáveis levam a decisões ruins que impedem sua empresa de descobrir oportunidades para melhorar seus produtos.
- Trabalhar com dados quebrados afeta o moral da equipe, a sanidade e o foco, pois as equipes estão constantemente lutando por soluções alternativas ou corrigindo problemas. Isso pode distraí -los de prensar questões como inovação de produtos ou gerenciamento de clientes.
48% dos funcionários dizem que encontrar documentos em períodos críticos é um desafio
Imagine que sua equipe recebe uma solicitação urgente do Conselho da Cidade para relatórios e contratos de inspeção de segurança. Uma tarefa que deve demorar 10 minutos consome o dia inteiro. Os membros da equipe passam horas vasculhando armários antigos, caixas de entrada de e -mail e pastas desorganizadas para localizar os documentos necessários.
De acordo com Uma pesquisa de 2023 Adobe Acrobatesse manuseio caótico e manual dos documentos -chave é uma realidade para 48% dos funcionários. Não apenas isso – 47% dos entrevistados afirmam que o sistema de arquivamento on -line de sua empresa é “fácil” e “ineficaz”.
As empresas geralmente deixam de reconhecer os enormes custos ocultos associados a esses esforços de caça a papel, como desperdício de horas de equipe e perda de produtividade, moral e lucratividade. Segurar sistemas desatualizados significa lidar com o seguinte:
- Convenções de armazenamento de arquivos quebradas e não sincronizadas
- Centenas de documentos de nome e marcados de nome imprecisos
- Sistemas que não se comunicam entre os departamentos
Enquanto as empresas afirmam executar “limpezas” anuais, isso não é adequado; Em vez disso, preserva fluxos de trabalho ineficientes tradicionais. Em vez disso, as empresas precisam de uma abordagem moderna que inclua recursos e sistemas de pesquisa de empresas inteligentes que sincronizam em tempo real. Fluxos de trabalho digitalizados que coletam e sincronizam dados com segurança e rapidez, garantam que:
- As equipes têm acesso às informações mais recentes durante os horários críticos.
- As chances de dados duplicadas são baixas, levando a menos atrasos nas pesquisas de documentos.
- Diversas equipes podem colaborar com facilidade e extrair documentos cruciais através de um sistema centralizado.
45% dos SMBs usam registros de papel obsoletos
Uma pesquisa de Agir! revelou que 45% das empresas pequenas e médias (SMBs) ainda usam registros em papel para ativos críticos de dados de clientes e fornecedores. Destes, 11% gerenciam documentos baseados em papel sem um processo ou sistema formal. Como resultado, as PMEs lutam com a produtividade da equipe e o desempenho da empresa, especialmente quando elas escalam.
Aqui está o que está reservado para essas empresas:
Dificuldades de manutenção de registros: Os registros em papel têm maior probabilidade de conter imprecisões e erros devido ao erro humano. Sua equipe pode perder, danificar ou interpretar mal as notas manuscritas. Rastrear uma trilha em papel ou verificar registros é demorado ou, pior, não uma opção em períodos vitais.
Os erros nos registros em papel podem passar despercebidos até que um projeto também esteja longe em sua implementação, causando problemas de conformidade ou regulamentação. Por fim, o armazenamento de registros em papel incorre em custos substanciais que reduzem seus lucros. Em comparação, um processo digitalizado oferece elementos à prova de falhas, incluindo verificação de erros e controle de versão, além de backups fáceis.
Perda de dados de clientes e produtos em tempo real: Ter dados de clientes e produtos em questão – uma realidade possível com dados digitalizados – significa acesso às informações de comportamento do cliente a qualquer momento. Isso inclui tudo, desde as compras anteriores dos clientes até as preferências do produto.
Os registros baseados em papel dificultam a captura de informações comportamentais, o que significa que você acaba tratando os clientes recorrentes como clientes iniciantes. Portanto, você está potencialmente perdendo as vendas devido à falta de informações e ao mau atendimento ao cliente.
Perdido tempo enquanto gerencia o inventário: Usar formulários de papel para manutenção de ações é como jogar um jogo de adivinhação. De atrasos causados pela escassez de estoque até lidar com produtos expirados devido ao excesso de estocamento, os inventários baseados em papel o distraem de tarefas mais significativas, como atendimento ao cliente e eficiência operacional. Em vez disso, os processos digitalizados permitem o acesso em tempo real aos dados de inventário, minimizando o risco de ações ou superestros.
Quer fechar mais negócios? As assinaturas eletrônicas podem aumentar as taxas próximas em mais de 28%
Documentos de assinatura manual são uma coisa do passado-um fato que seus clientes e clientes estão bem cientes. Se você ainda espera que eles passem pelo processo de impressão, assinatura, digitalização e e -mail documentos cruciais, você está rapidamente perdendo credibilidade – junto com o tempo e os lucros.
Isso é especialmente verdadeiro quando vários documentos precisam ser assinados. Se você deseja aprovações mais rápidas, mais conversões e menos atrito nos relacionamentos com os clientes, as assinaturas eletrônicas são o caminho a seguir. Um estudo de Pandadoc descobriram que o uso de assinaturas eletrônicas aumentou as taxas próximas em mais de 28%, uma grande vitória para todas as partes interessadas. Eis por que é a necessidade da hora:
- Obtenha aprovações de várias partes interessadas em diferentes locais da metade do tempo.
- Personalize os documentos de sinal eletrônico para obter mais eficiência-adicionando botões de pagamento, informações pré-preenchidas, campos dinâmicos ou automóveis.
- Obtenha documentos à prova de adulteração com recursos de segurança integrados.
- Mantenha registros assinados para auditorias para ajudar a evitar problemas de disputas e conformidade.
Com o mercado de assinatura digital estimada para alcançar US $ 70.247 milhões até 2030as assinaturas eletrônicas estão na tendência. Mais importante ainda, o uso deles envia um forte sinal para clientes e clientes de que sua empresa é moderna, eficiente e fácil de trabalhar.
Não é tarde demais para construir um fluxo de trabalho de documento mais inteligente
Se você encontrar alguma das ineficiências acima em suas operações comerciais, não se preocupe – não é tarde para mudar. Siga estas etapas para gerenciamento de documentos inteligentes e estratégicos:
- Puxe a abordagem de caneta e papel para fora dos fluxos de trabalho de dados; Substitua -o por aplicativos inteligentes que capturam dados de forma inteligente.
- Faça a mudança para as assinaturas eletrônicas para aprovações mais rápidas.
- Priorize a qualidade dos dados e o controle de versão entre as equipes.
- Economize tempo na recuperação de documentos adotando sistemas perfeitos que conversam entre si.
O software Alpha facilita a SMBS com equipes não técnicas sem papel sem escrever uma única linha de código. Digitizaremos seus formulários, ajudaremos você a coletar dados de maneira inteligente e criar fluxos de trabalho escaláveis para sua organização. Comece hoje.
Leitura adicional: Os custos ocultos dos formulários de papel