Telefones tocando, agendas lotadas, equipes sobrecarregadas. Esta é uma situação familiar em muitas empresas de serviços de HVAC atualmente. A maioria dos proprietários de HVAC não precisa de outro relatório para lhes dizer que as operações parecem mais restritas do que antes.
O que é mais preocupante é que a actual escassez de técnicos está a crescer silenciosamente e representa um risco maior para toda a indústria. Uma força de trabalho limitada obriga as empresas a recusar clientes ou a comprometer a qualidade do serviço.
A escassez já está aqui. Mas como irão as empresas de HVAC adaptar-se antes que lhes custe mais do que imaginam?
Tendências atuais na escassez de técnicos de HVAC
Há 110.000 vagas de técnico de HVAC atualmente não preenchidas em todo o país. Entre 290 mil técnicos ativos, o déficit é de aproximadamente 38% da força de trabalho necessária. Mesmo as empresas que investem fortemente no recrutamento são forçadas a competir neste conjunto cada vez menor de mão-de-obra.
Com 25.000 técnicos de HVAC deixando o mercado de trabalho todos os anos, a escassez continua crescendo. Existem muitas razões para esta tendência: reforma, mudanças de carreira ou esgotamento. E os novos técnicos não os estão substituindo com rapidez suficiente.
Os estados quentes e úmidos enfrentam algumas das maiores carências: Arizona, Flórida, Geórgia e Texas. Esses estados também apresentam alto crescimento populacional e crescente desenvolvimento habitacional. O resultado é que, em muitas cidades, os clientes têm de esperar mais tempo pelo serviço HVAC.
Por que a lacuna na força de trabalho de HVAC é um problema estrutural
É fácil pensar que a escassez de técnicos se resolverá com o tempo. Mas a realidade diz o contrário: a indústria enfrenta um problema muito mais profundo.
A demanda por sistemas HVAC está sempre presente. A cada nova construção e retrofit, o trabalho aumenta. Há também mudanças nos padrões de eficiência e segurança a serem consideradas.
A força de trabalho está envelhecendo: a a idade média do técnico é 40. No entanto, a formação de novos técnicos não consegue acompanhar o número de técnicos que se aposentam. Com os seus próprios padrões a seguir, as escolas e instituições profissionais simplesmente não podem substituir aqueles que estão a sair com rapidez suficiente.
Isto significa que existe uma lacuna estrutural entre a procura e a força de trabalho disponível. Não é uma boa ideia apenas resistir à crise atual. As empresas que não resolverem imediatamente as questões de pessoal acabarão mais tarde por tentar recuperar o atraso em relação a rivais mais pró-activos.
Dada a situação atual da força de trabalho, é crucial reter o pessoal existente. Uma maneira de resolver isso é reduzir o atrito no trabalho que já estão sendo realizados por meio de ferramentas digitais como a Alpha Software.
Impacto financeiro da escassez de mão de obra HVAC na receita
Técnicos gastam cerca de um quarto do seu dia de trabalho em tarefas que não geram receita. Em uma única chamada de serviço, um técnico precisa fazer anotações, preencher formulários e tirar fotos. O tempo que leva pode ser insignificante, mas rapidamente se acumula em equipes inteiras e em um dia inteiro de trabalho.
Depois, há os atrasos habituais que acompanham a papelada manual. A equipe do escritório passa horas confirmando e redigitando relatórios manuscritos e rastreando técnicos. Os ciclos de faturamento são mais longos do que deveriam. O faturamento atrasa.
Embora as ineficiências geralmente não sejam visíveis nos resultados financeiros, elas se refletem como atrasos no fluxo de caixa ou metas não cumpridas. Enfrentando uma escassez de mão de obra qualificada, os empreiteiros podem perder até US$ 250.000 em receita cada ano.
Riscos operacionais para empresas de HVAC com falta de pessoal
A escassez de técnicos amplifica o risco nas operações de uma empresa de HVAC.
Basta um atraso para interromper um dia inteiro de trabalho. O atraso pode ocorrer em qualquer lugar, desde um técnico avisando que está doente até formulários em papel extraviados. Compromissos perdidos criam clientes frustrados. E quando a pontualidade e a velocidade são importantes, a frustração transforma-se em perda de negócios.
Os custos com horas extras aumentam, o que afeta as margens. Os empregos são subvalorizados porque os proprietários desconhecem a verdadeira mão-de-obra e os materiais necessários. Sem informações precisas, é mais difícil determinar quais serviços drenam recursos e quais são realmente lucrativos.
Há também o custo oculto dos retornos de chamada. A falta de documentação e as instalações inconsistentes forçam um técnico sênior a voltar ao campo para corrigir problemas. Esses tipos de trabalho redundante não geram novas receitas.
Riscos de responsabilidade de fluxos de trabalho HVAC baseados em papel
Os fluxos de trabalho baseados em papel fazem mais do que operações lentas. Eles aumentam a exposição.
Informações incompletas não ajudarão a empresa de HVAC a resolver disputas de garantia. É mais difícil defender a qualidade do trabalho quando documentos de apoio como fotos, assinaturas e medidas estão faltando ou são inconsistentes.
Em termos de conformidade, a empresa de HVAC precisa de um acompanhamento correto dos limites da EPA, dos requisitos de segurança da OSHA, das licenças e das inspeções. Quando há registros espalhados em formulários de papel e dispositivos pessoais, comprovar a conformidade torna-se um desafio, pois a sua compilação leva tempo.
O risco de reputação vem logo atrás. HVAC é um mercado orientado por análises. Se o serviço não estiver de acordo com o esperado, as críticas negativas se acumulam. Avaliações negativas consistentes prejudicarão a empresa e reduzirão o fluxo de leads mais rápido do que a maioria dos proprietários espera.
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Por que o recrutamento de HVAC por si só não resolverá as lacunas trabalhistas
Muitos proprietários de HVAC respondem a essas pressões tentando contratar uma saída. Pessoal adicional poderá aliviar parte da carga, mas não resolverá as questões subjacentes.
Os técnicos estão saindo em massa todos os anos, mais rápido do que a contratação de novos recrutas. O treinamento leva tempo. Enquanto a empresa procura substitutos, os membros existentes da equipe absorvem a carga.
O resultado é pessoal sobrecarregado e isso traz consigo um novo conjunto de problemas. Burnout aumenta a rotatividade. A qualidade é prejudicada e o ciclo repete-se enquanto os problemas sistémicos subjacentes permanecerem sem solução.
A capacidade sustentável não é alcançada apenas através da contratação. É necessário haver um esforço sustentado para garantir que cada técnico tenha as ferramentas necessárias para ser mais produtivo, reduzindo o atrito que rouba tempo ao trabalho.
Melhorando a produtividade de HVAC sem aumentar o número de funcionários
Algumas das empresas de HVAC mais inovadoras estão encontrando novas maneiras de abordar a escassez. O que eles focam é na eficiência no ponto de trabalho. Eles fazem isso atualizando seu sistema para um onde haja o mínimo de papelada e documentação manual.
A utilização de ferramentas móveis e digitais em vez de formulários em papel reduz grande parte da carga de comunicação. Campos obrigatórios, etapas guiadas e validação integrada eliminam dados pouco claros ou mal colocados. Isso significa menos escrever e mais fazer.
Além disso, a padronização dos fluxos de trabalho facilita a adoção das melhores práticas e transforma os sucessos individuais em processos repetíveis. Os técnicos juniores aprendem e se tornam consistentes sem depender de memória ou suposições. Mesmo que os membros mudem de equipe ou saiam da empresa, a qualidade do trabalho permanece consistente.
As ferramentas digitais também oferecem benefícios para o faturamento. Quando os dados do trabalho são enviados em campo em tempo real, os escritórios podem faturar no mesmo dia, em vez de dias depois. Com documentação precisa, o cálculo dos custos do trabalho é mais fácil e claro.
À medida que o tempo economizado com a documentação digital se acumula ao longo de semanas ou meses, o tempo recuperado torna-se uma receita significativa.
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Benefícios das ferramentas digitais para gerenciamento de serviços HVAC
A ineficiência é frustrante num mercado de trabalho normal, mas perigosa quando há escassez. Cada minuto recuperado com um sistema melhor confere à empresa capacidade adicional de serviço. As empresas que utilizam ferramentas digitais geralmente realizam mais trabalhos diários com o mesmo número de técnicos.
Recorra a um especialista em software de desenvolvimento de aplicativos como Alpha Software. É especializada em ferramentas de desenvolvimento sem código e com pouco código que automatizam fluxos de trabalho e aumentam a produtividade. Alpha Software ajuda a manter operações estáveis e, no final das contas, ajuda a manter a confiança do cliente quando a equipe não pode ser adicionada com rapidez suficiente.
Existe um equívoco de que apenas as grandes corporações podem pagar por ferramentas digitais. Na verdade, as soluções da Alpha Software são acessíveis até mesmo para pequenas empresas de HVAC. Não importa o tamanho, as empresas que se adaptam mais rapidamente são aquelas que conseguem eliminar o atrito do trabalho diário.
Como Alpha Software automatiza fluxos de trabalho de negócios de HVAC
Para os proprietários de HVAC que estão tentando entender quanto tempo estão perdendo hoje, a maneira mais rápida de ver a lacuna é consultar sua própria documentação.
Alpha Software oferece um ponto de partida simples. Uma empresa pode enviar um de seus serviços HVAC atuais ou instalar formulários, e a Alpha Software criará uma versão digital gratuita. Livre para compará-lo lado a lado com os formulários existentes.
O que mais importa é ver o trabalho com clareza. Ver o fluxo de trabalho em formato digital deixa claro onde os minutos são perdidos, onde ocorrem erros e onde a capacidade técnica pode ser recuperada.
A escassez chegou, mas as opções estão disponíveis
A indústria HVAC está crescendo rapidamente, projetada para atingir US$ 293 bilhões até 2028. No entanto, a escassez de técnicos já dificulta a expansão de muitas empresas. A procura constante por serviços de AVAC continua a exercer pressão sobre as empresas.
As ineficiências aumentam essa pressão. Atrasos na papelada, falta de detalhes de trabalho, retornos de chamada e faturamento lento tiram tempo do trabalho produtivo e reduzem o quanto uma equipe pode realizar em um dia.
Neste ambiente crítico, utilizar bem o tempo de um técnico é mais importante do que nunca. Quando as equipes gastam menos tempo no trabalho administrativo, elas podem concluir mais tarefas. Eles podem responder mais rapidamente e manter a receita em movimento sem aumentar o número de funcionários.
O impacto destas questões muitas vezes aumenta silenciosamente. Com o tempo, a diferença entre fluxos de trabalho eficientes e manuais fica mais fácil de ver.
Alpha Software fornece às empresas de HVAC maneiras de melhorar a eficiência do trabalho. Veja como podemos ajudar:
- Digitalize a documentação HVAC no local de trabalho – Converta formulários em papel existentes em fluxos de trabalho móveis para que os técnicos gastem menos tempo com administração e mais tempo concluindo trabalhos.
- Padronize o trabalho de campo e a documentação – Capture notas, fotos, medições e assinaturas em um formato consistente, reduzindo retornos de chamada, retrabalho e informações perdidas.
- Melhore a visibilidade e o fluxo de caixa – Envie dados completos do trabalho de volta ao escritório em tempo real, permitindo um faturamento mais rápido e uma visão mais clara do desempenho do trabalho.
Envie um de seus formulários HVAC atuais para a Alpha Software e dê o próximo passo para garantir que sua empresa esteja preparada para qualquer crise que assola o setor. Você também pode inscreva-se para uma demonstração gratuita com Alpha Software hoje.
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